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Thomas Keswick

加州理工学院图书馆

电子技术开发部主任


(文章整理自讲者报告)

各位老师下午好,欢迎大家参与这个场次的汇报,汇报的主题是“利用 Holdings IQ API 与 CORAL 开源软件实现电子资源管理(ERM)”。我的名字是TommyKeswick 汤米. 凯瑟为克,我目前服务于加州理工学院图书馆,位于美国加州的帕萨迪纳城。

在加州理工学院图书馆,我们除了管理电子资源,加州理工学院图书馆还以不同的方式在校园内外开展活动。我们运行软件和数据工匠的培训,帮助研究人员在编程和项目数据管理方面提高速度。我们有一个技术实验室,为学生和研究人员提供从3D打印到VR、树莓派和Arduino(阿杜伊诺)电路板等各种技术的实际操作。在图书馆,我们得到了机构的支持,可以为一些开源软件项目作出贡献,也可以创建自己的项目,与更广泛的社区进行交流。


现在我要介绍CORAL团队,加州理工学院的CORAL团队由采编与电子资源部主任Heather Wilson(希瑟·威尔逊 )、系统部主任 Laurel Narizny(劳雷尔·纳利兹尼)、还有我,Tommy Keswick(汤米. 凯瑟克),电子技术开发部主任,三个人共同组成。我和Heather是CORAL开源软件的指导委员会的成员,Heather和Laurel是CORAL网络委员会的成员。在加州理工学院,我们一起制定策略,来了解如何让CORAL为我们服务,同时也在思考如何为整个开源社区改善CORAL。Heather和Laurel 以及来自其他部门的一个小团队,负责处理所有关于电子资源进入CORAL的记录和故障排除问题。我在力所能及的地方帮助CORAL软件的开发。


让我也解释一下为什么我要在这里谈CORAL ERM 系统。在加州理工学院,我们与CORAL合作了大约2年,正因为如此,我们是HoldingsIQ API(甚至在它被命名之前)的早期采用者。请注意,当我在本次演讲中提到EBSCO关于CORAL的知识库时,它指的是与CORAL集成的Holdings IQ服务。今天为您演示CORAL的目的是展示使用HoldingsIQ和外部系统(如FOLIO)可以进行哪些类型的集成。


CORAL是一个电子资源管理系统。就在两年前,甚至可以说直到今天,我们在加州理工学院图书馆管理电子资源时,主要采用的仍是大量EXCEL表格和文件夹结构,并试图用这些工具跟踪我们购买了什么、什么时候购买的,以及哪些授权许可涵盖了哪些资源。我们知道这是许多图书馆所面临的情况。我们也知道应该有更好的方法,于是我们找到了CORAL。


CORAL是一个基于浏览器的开源应用程序,它帮助管理电子资源的所有组件。它被构建在各种模块中,如资源、授权许可、组织和使用统计信息。图书馆可以使用任何或所有模块,以记录与跟踪电子资源的生命周期和工作流程的各种不同部分。


在资源模块中,您可以输入产品信息,如名称、描述、数据内容提供者、url、访问登录、类型、订单信息和注释。


在组织模块中,您可以跟踪即将成为资源提供者、出版社或其他供应商的组织以及帐户信息。您还可以在组织模块中添加组织代表人的联系信息。


在授权许可模块中,您可以设置与出版社签订的授权许可或资源提供者信息,然后为需要跟踪的任何内容在授权许可中附加无限制的文件和注释。


这是代表加州理工学院的资源模块。你看到的是我们在CORAL跟踪与管理的标题列表。它实际上是CORAL应用程序的“大脑”。我们从上方菜单中的链接操作EBSCO KB 知识库。


这将我们带到CORAL中的知识库搜索功能,它看起来与主要资源搜索相似,但是提供了非常不同的功能。此搜索与在EBSCOAdmin管理界面中搜索EBSCOholdings相同。


对于我们的使用案例,为了要浏览所有为用户打开的资源包,我们在选择栏位限定在EBSCOAdmin管理界面中已经选择的资源包,并限定内容类别为电子期刊,关键字留空进行搜索,如此,便能浏览所有为用户打开的资源包。


搜寻结果与您在EBSCOadmin中看到的结果非常相似。在这个画⾯中呈现的主要信息,是资源包的名称、是否已经导入CORAL(如果 有的话在imported那栏会有个勾)、在资源包中为⽤⼾打开的出版品标题数 量,最后是EBSCO指定的内容类型。


单击“查看标题”后,我们只看到EBSCOAdmin中选择的资源包中的期刊标题,以及导入的信息、资源类型和标识符(如ISBN、ISSN等)。如果我们愿意这么做,我们可以从这个屏幕按标题逐一导入。在加州理工学院,我们只处理当前工作流程中的资源包级别。


导入资源包

回到在package list资源包清单的屏幕上,我们可以单击Import按钮进行导入。

逐一填写导入字段…

内容提供者要么与CORAL中的现有组织匹配,要么在没有找到匹配的情况下创建新记录。它提供了资源、授权许可证和统计数据之间的链接。

接下来,您可以选择导入哪些标题。

在Caltech,我们只导入资源包,所以没有包含标题,因为我们现在只需要跟踪CORAL中的订单信息。我们将期刊标题级别的信息保存在CORAL之外,并在资源包记录中手动链接它。我们的内部工作流包括大量数据操作,这使得目前在EXCEL软件中比在CORAL中更容易完成操作这些大量数据的操作。

格式和采购类型字段都可在本地机构级别配置。它们用于启动CORAL的工作流程,包括在采购过程的不同阶段给不同的人发电子邮件。

画面往下滚动,可以看到更多个字段…


工作流程选项决定是否发送关于资源包或每个标题的通知。资源类型是⼀个本地可配置的分类,您可以使⽤它来跟踪您购买的资源。还有⼀个可⾃由注记书写的注释notes字段,可以添加您想要的任何额外信息。

导入带有订单信息的记录:

这是一笔导入到CORAL带有订单信息的纪录。我们添加了一些额外的信息。 我们标注了采购的站点,与目前这个资源包订购的到期⽇。 在Caltech,通过跟踪资源包,我们的业务经理能够为资源包添加多年的订单记录,以及任何相关信息。


我也想谈一谈其他机构的发展,例如:佛罗里达州立大学。我们从佛罗里达州立大学看到了一个有趣的方法。他们使⽤与我们类似的CORAL集成,但是他们使⽤它来更快地链接授权许可信息。


此外,他们不会将所有重要的电⼦资源添加到知识库中,因此不能通过此API导入这 些资源。他们使⽤EBSCO API来添加一组特定的核心资源。他们的重点是维护授权许可证,他们不像我们那样对详细的标题列表项目感兴趣,所以他们需要快速导入信息。它们还使⽤EBSCO作为它们的期刊订阅代理商,而API也允许将它们的订单信息自动传递导入至CORAL。您可以看到这个画面,他们选择“从EBSCO订阅”这个选项,这样他们就能取得所有他们的订单信息。


德州农工大学:位于德克萨斯州大学站的德克萨斯A&M大学是一所历史悠久的CORAL 使用机构。他们的图书馆系统也正在转移至FOLIO。在CORAL的发展过程中,他们创造了一个与他们的图书馆系统Voyager整合的集成。从“Voyage”上,他们能够把期刊信息导入到CORAL上。他们已经与EBSCO合作,以确保他们所依赖的与当前图书馆系统的连接,将持续能在FOLIO中存在与运行,以便他们能够继续将相同的数据获取到他们的CORAL系统中。他们在GitHub上公开了所有的开发工作。


最后呢,我想谈谈未来展望及在Caltech当地的想法: “时间戳”标题列表 我们⼯作流程的⼀个未来发展是每年跟踪标题列表的变化。我们可以每年运行一次导入,看看标题列表中的差异。正如这里的人所知,标题列表总是在变化。每年你只能看到与前一年的不同,但如果我们将这些信息纪录在CORAL这将使我们看到多年来所有的变化进行比 较,也能帮助我们进行采购决策。 我们也想增加其他数据源到CORAL中,并将外部数据与ebsco来源的数据合并, 让CORAL集成不同来源的数据。


德州农工大学,他们也有一些未来规划,如同刚刚提过,他们将在未来2年内转换图书馆系统到 FOLIO。他们正在与Harrassowitz合作,将数据整合到他们自己的CORAL中。 Harrassowitz也是一家期刊订购代理商,就像EBSCO一样。 他们也想确定CORAL能与他们新的图书馆系统集成,这是他们规划的长期执行项目。


我们目前也已经开始展开一些很好的项目,而其他图书馆也在进行一些有趣的事,希望这个会报对您有帮助。

查看演讲全文,请点击此链接